Accueil de collaborateurs étrangers en France pour des séjours inférieurs à 90 jours : guide pratique
Lorsque que des collaborateurs étrangers viennent en France pour un séjour inférieur à 90 jours sur une période de 180 jours tout en restant sous contrat et paie dans leur pays d’origine, il est parfois difficile de déterminer les formalités administratives qui s’appliquent à ce voyage.
Dans cet article, ITAMA vous aide à identifier les différents cas de figure et les démarches à suivre pour accueillir des collaborateurs étrangers dans ce contexte.
La formalité administrative commune à tous les cas de court séjour : le visa
Règle générale
Pour entrer en France, tout ressortissant d’un pays tiers se rendant dans un des pays de l’espace Schengen doit être en possession d’un visa d’entrée. Lorsqu’il s’agit d’un séjour de moins de 90 jours sur une période de 180 jours, le voyageur doit demander le visa Schengen C. Pour l’obtenir, il faut suivre la démarche en ligne sur le site de France Visas.
Les cas de dispense
Il existe cependant deux cas de dispense du visa Schengen C pour les ressortissants des pays tiers :
- Le ressortissant étranger possède un document d’immigration valide pour l’un des pays de l’espace Schengen*. Il faut toutefois vérifier auprès des autorités consulaires s’il peut être utiliser pour un séjour en France.
- Le collaborateur bénéficie d’une dispense de visa en raison de sa nationalité**. Les ressortissants de ces pays peuvent séjourner dans l’espace Schengen pour un maximum de 90 jours sur une période glissante de 180 jours. Une exception concernant le calcul de la durée du séjour existe pour les citoyens d’Antigua-et-Barbuda, Bahamas, Barbade, Brésil, Saint-Christophe-et-Nevis, Maurice et Seychelles.
Dans le cas où vous souhaitez faire venir un collaborateur étranger pour un court séjour, assurez-vous qu’il ne correspond pas à un des deux cas de dispense avant d’entamer les démarches !
* La liste des pays de l’espace Schengen : https://www.vie-publique.fr/carte/287827-carte-les-etats-membres-de-lespace-schengen
** La liste des nationalités dispensées : https://www.visa-schengen.info/voyager-en-europe/pays-exemptes/
1er cas de figure : le voyage d’affaires
Les critères d’application
Un collaborateur peut être considéré comme voyageur d’affaires lorsque l’objectif du déplacement est de, par exemple :
- Rencontrer son équipe ou ses futurs collègues,
- Assister à des réunions d’affaires,
- Rencontrer un client pour des négociations contractuelles,
- Suivre une formation théorique limitée.
Un voyage d’affaires doit aussi :
- Ne pas excéder trois semaines,
- Être au profit de l’entité d’envoi,
- Ne pas faire l’objet d’une facturation.
Bien que ces critères déterminent le champ d’application du motif de « voyage d’affaires », celui-ci repose également sur l’expérience, en raison de l’absence de base légale sur ce sujet. Si l’un des critères mentionnés ci-dessus n’est pas remplit, il est possible que le collaborateur se trouve dans une situation de travail et donc que des formalités doivent être remplies dès le premier jour de présence en France.
Les formalités administratives
Le cas du voyage d’affaires bénéficie d’un grand avantage : aucune démarche supplémentaire au visa n’est requise. Cette flexibilité existe dans la pratique, mais n’est en réalité inscrite dans aucun texte de loi.
2ème cas de figure : la formation
Les critères d’application
Le collaborateur voyage pour assister à une formation si celle-ci :
- Comprend des aspects théoriques et pratiques impliquant de la manipulation de matériel par exemple,
- Est dispensée soit au sein de l’entité française du même groupe, soit sur le site d’un client avec certaines modalités.
Ces formations peuvent être organisées pour :
- Transférer des connaissances et des compétences entre l’entité française et l’entité d’origine des employés,
- Préparer un futur transfert d’activité vers un autre pays,
- Former des employés chez un client (hors du cadre de la mobilité interne au groupe), selon certaines modalités.
En revanche, si ce sont des collaborateurs étrangers qui viennent partager leurs expertises aux équipes de l’entité française, il s’agit de travail et non d’une formation.
Les formalités administratives
Le collaborateur, son employeur et vous (entité d’accueil française) devez suivre la procédure du stage professionnel salarié.
La démarche consiste simplement à remplir et signer une convention tripartite, qui ne sera pas visée par les autorités pour un séjour de moins de 90 jours.
Dans le cas d’un court séjour, le collaborateur sera autorisé à suivre sa formation dès la signature de la convention et la réception de son visa Schengen C le cas échéant.
3ème cas de figure : le travail
Les critères d’application
Si le déplacement d’un collaborateur ne remplit ni les conditions du voyage d’affaires ni celles de la formation, les activités menées par celui-ci seront considérées comme du travail avec toutes les obligations qui en découlent.
Les formalités administratives
Le collaborateur étranger devra être en possession d’une autorisation de travail dès son premier jour sur le territoire français pour pouvoir exercer dans votre structure.
Pour que le collaborateur puisse être détaché temporairement sur le site de votre entité ou sur un site client, il doit :
- Justifier d’une expérience et de qualifications en adéquation avec l’objet de la mission
- Percevoir une rémunération supérieure ou égale au SMIC français et équivalente à la convention collective applicable.
S’il remplit ces critères, vous devez suivre la démarche suivante :
- Remplir la déclaration préalable de détachement « déclaration SIPSI ».
- Demander une autorisation de travail. Compter 2 à 8 semaines de délais de traitement.
- Demander un visa Schengen C (pour les ressortissants de pays tiers soumis à visa).
Les cas de dispense
Le collaborateur peut être dispensé de l’autorisation de travail si son séjour est limité à 90 jours sur une période de 180 jours et que celui-ci est motivé par une des situations ci-dessous :
- Les manifestations sportives, culturelles, artistiques et scientifiques.
- Les colloques, séminaires et salons professionnels.
- La production et diffusion cinématographique, audiovisuelle, du spectacle et de l’édition phonographique.
- Le mannequinat et postes artistiques.
- Les services à la personne et employés de maison pendant le séjour en France de leurs employeurs particuliers.
- Les missions d’audit et d’expertise en informatique, gestion, finance, assurance, architecture et ingénierie (article L. 1262-1 du code du travail*).
- Les activités d’enseignement dispensées occasionnellement par des professeurs invités.
*Bien que l’autorisation de travail ne soit pas requise, les obligations liées au statut de détachement s’appliquent, et une déclaration préalable de détachement doit être déposée en ligne avant le début de la mission.
Conclusion
Accueillir des collaborateurs étrangers en France pour des séjours de moins de 90 jours nécessite une compréhension claire des formalités administratives applicables. Qu’il s’agisse de voyages d’affaires, de formations ou de missions de travail, chaque cas requiert une attention particulière pour être conforme aux règles en vigueur. En suivant les démarches appropriées et en se tenant informé des dispenses éventuelles, les entreprises peuvent faciliter l’intégration de leurs collaborateurs internationaux tout en respectant les exigences légales.
